“La libertà è, nella filosofia, la ragione; nell'arte, l'ispirazione; nella politica, il diritto.”

Riunioni degli organi in videoconferenza ai tempi del COVID-19, con schemi d’atto

Riunioni degli organi in videoconferenza ai tempi del COVID-19, con schemi d’atto

La tecnologia è entrata nel Decreto – Legge 17 marzo 2020, n. 18, all’articolo 73, per semplificare l’operatività delle sedute degli organi elettivi dell’Amministrazione locale, in assenza di una disciplina regolamentare che prevedesse tale modalità di lavori.

Si premette il quadro normativo prima del D.L. n. 18/2000.

Il comma 2 dell’art. 38 «Consigli comunali e provinciali» del D.lgs. n. 267/2000 stabilisce che «Il funzionamento dei consigli, nel quadro dei principi stabiliti dallo statuto, è disciplinato dal regolamento, approvato a maggioranza assoluta, che prevede, in particolare, le modalità per la convocazione e per la presentazione e la discussione delle proposte. Il regolamento indica altresì il numero dei consiglieri necessario per la validità delle sedute, prevedendo che in ogni caso debba esservi la presenza di almeno un terzo dei consiglieri assegnati per legge all’ente, senza computare a tale fine il sindaco e il presidente della provincia».

Mentre il comma 3, del cit. art. 38 del TUEL, precisa che «I consigli sono dotati di autonomia funzionale e organizzativa. Con norme regolamentari i comuni e le province fissano le modalità per fornire ai consigli servizi, attrezzature e risorse finanziarie».

I due commi nella loro descrizione portano ad alcune considerazioni sotto il profilo della legittimità delle norme sul funzionamento degli organi:

  • serve una norma regolamentare per definire le modalità delle sedute, sicché gli eventuali provvedimenti giuntali o atti sindacali d’urgenza adottati risultano illegittimi;
  • di converso, i regolamenti consigliari sulle modalità di seduta in videoconferenza sono legittimi (cioè quelli già adottati);
  • la strumentazione per realizzare la funzionalità del Consiglio comunale possono attingere a risorse finanziarie dell’Ente.

Ciò posto, l’art. 73 del D.L. n. 18/2020, nella sua essenzialità, al fine di rispondere alla situazione di emergenza, ossia per evitare gli assembramenti durante le sedute del consiglio comunale, aperte al pubblico, o di giunte numerose, e comunque per assicurare il motto “resta a casa” del Governo.it, per tutto il periodo emergenziale («e fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020») consente, in assenza di norme regolamentari, che i consigli dei comuni, delle province e delle città metropolitane e le giunte comunali, di svolgere le sedute in videoconferenza.

Le modalità delle riunioni devono avvenire nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità (intesa come ripetibilità o verifica del processo, rilevando che l’utilizzo di programmi lasciano inevitabili tracce) previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché:

  • siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti;
  • sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni, di cui all’articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267;
  • nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente;
  • dall’attuazione della modalità in videoconferenza «non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica. Le amministrazioni pubbliche interessate provvedono agli adempimenti di cui al presente articolo con le risorse umane, finanziarie e strumentali disponibili a legislazione vigente sui propri bilanci».

Si può, quindi, fare le sedute in videoconferenza degli organi adottando un atto di competenza del Sindaco, o del Presidente del Consiglio qualora nominato, per la convocazione degli organi elettivi (Giunta e Consiglio), estendibili le modalità anche alle commissioni e a tutti quegli organismi necessari o strumentali per assicurare un apporto collaborativo ai citati organi.

La lettura complessiva delle norme, quelli vigenti e quelle del D.L. portano ad una prima osservazione che impone di affermare che questa modalità in videoconferenza possa permanere anche dopo il periodo emergenziale, attraverso l’adozione di una norma regolamentare che codifichi in via permanente la possibilità, in considerazione del fatto che è ora possibile, con atto monocratico, in assenza di una precedente codificazione regolamentare.

Allo stesso modo, si dovrebbe affermare che atti di giunta comunale (e del sindaco) che avessero adottato queste modalità operative ante decreto potrebbero essere viziate da incompetenza, attesa che la stessa appartiene all’organo consiliare, ovvero l’organo deputato ex lege alla produzione di norme statutarie e regolamentari afferenti agli organi elettivi (Consiglio e Giunta).

Invero, si potrebbe pensare che eventuali determinazioni (decreti o ordinanze) sindacali troverebbero una sorta di sanatoria, con l’esigenza di un atto confermativo (nuova manifestazione provvedimentale).

Si rileva, altresì, a ben vedere che l’esigenza espressa dal decreto di indicare un criterio di tracciabilità non appare molto coerente con l’utilizzo dei sistemi informatici, giacché proprio per la natura degli stessi la tracciabilità risulta sempre ripetibile ex se.

In effetti, nelle sedute ordinarie, la tracciabilità, ovvero la genuinità della presenza fisica, viene dalla dichiarazione, ovvero dal verbale della seduta che fa prova fino a querela di falso.

Nel verbale sono contenute, quindi, le operazioni di formazione e di documentazione della manifestazione volitiva o della rappresentazione dell’Organo Collegiale: concretizza giuridicamente un’attività documentatrice.

Il verbale redatto dal Segretario comunale, in quanto atto giuridico appartenente alla categoria degli atti certificativi, è il documento preordinato alla descrizione di atti o fatti, rilevanti per il diritto, compiuti alla presenza di un soggetto verbalizzante, appositamente incaricato di tale compito: ha lo scopo di garantire la certezza della descrizione degli accadimenti constatati, documentandone l’esistenza[1].

Risulta, pertanto, improprio definire una tracciabilità quando è propria della verbalizzazione la tracciabilità della presenza, ossia la sua certificazione a cura del Segretario comunale.

Anche in questo caso, comunque con il collegamento mediante un accreditamento digitale (file log, indirizzo IP) afferente ai componenti dell’organo mediante piattaforme, cellulari, pc, si risale al titolare del collegamento o dell’utenza.

Tuttavia, in attesa di adeguati programmi o piattaforme digitali, garanti di ogni tracciabilità certificata, in emergenza COVID-19, si potrebbe fare una semplice foto (c.d. screenshot), ovvero, il filmato audio e video (per la Giunta si dovrebbe garantire la segretezza, qualificando la seduta come tale), del collegamento a video dei partecipanti alla conferenza, firmando la foto con firma digitale, marcatura temporale, conservazione.

Il Consiglio comunale potrebbe risultare solo in videoconferenza, qualora non sia possibile estendere una visione al pubblico per ragioni tecniche (in considerazione del contesto emergenziale, anche con riferimento agli argomenti da trattare, che dovrebbero avere il carattere dell’indifferibilità e dell’urgenza).

Altro elemento di natura redazionale nel frontespizio della delibera è necessario precisare che la seduta è stata svolta in videoconferenza, secondo gli atti monocratici adottati; inserire all’interno del testo deliberativo, dopo la discussione, una formula del tipo: “la presenza del … (assessore, consigliere, sindaco con nome) è avvenuta mediante videoconferenza con i presenti presso la sede dell’Amministrazione (oppure, tutti collegati in videoconferenza). L’identità personale dei componenti, collegati in videoconferenza mediante programma … (ad. es. WhatsApp, skype) è stata accertata da parte del Segretario comunale, compresa la votazione, secondo le modalità indicate dal decreto sindacale/del presidente del consiglio comunale n. … del …”.

Si allegano degli schemi di base.

 SCHEMA DI DECRETO SINDACALE (per la Giunta comunale)

OGGETTO: MISURE DI SEMPLIFICAZIONE IN MATERIA DI ORGANI COLLEGIALI, EX ART. 73 DEL DECRETO-LEGGE 17 MARZO 2020, N. 18, «MISURE DI POTENZIAMENTO DEL SERVIZIO SANITARIO NAZIONALE E DI SOSTEGNO ECONOMICO PER FAMIGLIE, LAVORATORI E IMPRESE CONNESSE ALL’EMERGENZA EPIDEMIOLOGICA DA COVID-19»

IL SINDACO

RICHIAMATI:

  • l’art. 73, comma 1, del Decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, «Misure di potenziamento del servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da covid-19», ove si dispone che «Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus COVID-19 e fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020, i consigli dei comuni, delle province e delle città metropolitane e le giunte comunali, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all’articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente»;
  • il punto uno della Delibera del Consiglio dei Ministri 31 gennaio 2020, «Dichiarazione dello stato di emergenza in conseguenza del rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili», ove si stabilisce che «In considerazione di quanto esposto in premessa, ai sensi e per gli effetti dell’articolo 7, comma 1, lettera c), e dell’articolo 24, comma 1, del decreto legislativo 2 gennaio 2018, n. 1, è dichiarato, per 6 mesi dalla data del presente provvedimento, lo stato di emergenza in conseguenza del rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili».

DATO ATTO che questa Amministrazione non è dotata di un Regolamento che disciplina le sedute di Giunta comunale in modalità di videoconferenza.

RITENUTO di provvedere in merito alle modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza della Giunta comunale per le motivazioni di cui alle norme citate, per tutta la durata dell’emergenza, in relazione alle esigenze di garantire la funzionalità degli organi istituzionali dell’Amministrazione, come segue:

  • la modalità in videoconferenza delle sedute della Giunta comunale rientra nelle prerogative del Sindaco;
  • in forma telematica, mediante lo strumento della videoconferenza, comunque in modalità sincrona, con la possibilità, anche di tutti i componenti, compreso il Segretario comunale e i suoi collaboratori e/o il suo vicario, di intervenire in luoghi diversi dalla sede istituzionale del Comune, in modo simultaneo e in tempo reale, utilizzando programmi reperibili nel mercato, in via prioritaria liberi e senza oneri aggiuntivi per l’Amministrazione, con l’utilizzo di webcam e microfono, con strumenti messi a disposizione dall’Amministrazione o direttamente dagli interessati (ad es. p.c., telefoni cellulari, piattaforme on line) idonei a garantire la tracciabilità dell’utenza, ovvero l’identità dei presenti collegati in videoconferenza da luoghi diversi;
  • la seduta è valida in videoconferenza, anche in sedi diverse dal Comune, pertanto la sede è virtuale, con la possibilità che tutti i componenti siano collegati in videoconferenza;
  • la presenza alla seduta si intende accertata con il collegamento alla videoconferenza, secondo le modalità indicate nel presente atto;
  • al momento della convocazione della seduta, qualora si proceda in videoconferenza, saranno fornite ad ogni componente le credenziali o le modalità di accesso al programma utilizzato o ai diversi sistemi telematici di collegamento alla videoconferenza, ovvero mediante l’utilizzo di una chat con videochiamata in simultanea o di programmi reperibili in rete o direttamente dall’Amministrazione;
  • la seduta di Giunta comunale in videoconferenza avviene esclusivamente tra Sindaco, Assessori e Segretario comunale, ed eventuali Dirigenti/Posizioni organizzative se necessario, in seduta segreta senza forme di pubblicità (i partecipanti devono dichiarare di essere i soli presenti alla videoconferenza);
  • ai fini della validità della seduta è necessario che il collegamento audio-video garantisca al Sindaco e al Segretario comunale, ognuno per la propria competenza, la possibilità di accertare l’identità dei componenti che intervengono in audio e video, di regolare lo svolgimento della discussione, di constatare e proclamare i risultati della votazione, consentendo a tutti i componenti di poter intervenire alla seduta, alla discussione, alla votazione sugli argomenti all’ordine del giorno, tutti in modalità simultanea;
  • la presentazione di eventuali documenti può essere sostituita dalla lettura e dal deposito mediante invio degli stessi agli interessati con sistemi telematici o altre forme di comunicazione equivalenti;
  • il Segretario comunale attesta la presenza dei componenti degli organi mediante appello nominale, compreso il momento del voto per coloro che sono collegati via telematica, in funzione delle competenze, ex 97, comma 4, lettera a) del D.lgs. n. 267/2000;
  • la seduta, dopo l’appello nominale da parte del Segretario comunale, è dichiarata dal Sindaco valida con una verifica del collegamento simultaneo di tutti i presenti (secondo i quorum previsti da regolamento, dallo statuto, dalla legge);
  • la documentazione degli argomenti posti all’o.d.g. delle sedute viene trasmessa agli Assessori nei termini previsti per il deposito degli atti mediante l’invio di una e – mail o pec all’indirizzo eletto dall’Assessore, in mancanza da quello assegnato dall’Amministrazione, con possibilità che la trasmissione possa essere sostituita dall’illustrazione dei provvedimenti da parte del Sindaco in sede di seduta (salvo diversa determinazione del regolamento);
  • le modalità di intervento sono definite al momento della seduta dal Sindaco, esponendo ai presenti in sede o a coloro che sono collegati in videoconferenza le misure operative per assicurare l’ordine e l’illustrazione degli interventi, al termine dei quali si passa alla votazione per appello nominale e voto palese mediante affermazione vocale – audio;
  • la seduta può avvenire solo in videoconferenza, anche senza alcun componente presso la sede dell’Amministrazione, ed – in ogni caso – tale modalità viene indicata nell’avviso o invito di convocazione della Giunta comunale, anche con avviso verbale;
  • al termine della votazione il Sindaco dichiara l’esito e la dichiarazione del Segretario comunale sulla verbalizzazione del voto e dei presenti;
  • la seduta si intende aperta nell’ora in cui il Segretario comunale ha provveduto all’appello dei presenti, dando atto espressamente a verbale della seduta in modalità di videoconferenza, ovvero con la partecipazione di componenti in videoconferenza o in presenza presso la sede comunale;
  • la seduta può prevedere la presenza presso la sede comunale e in collegamento mediante videoconferenza;
  • la seduta si intende chiusa con la dichiarazione del Sindaco dell’ora di chiusura;
  • in caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni o per altra ragione che impedisce il collegamento in videoconferenza, il Sindaco sospende temporaneamente la seduta per poi riprendere la videoconferenza mediante un nuovo appello del Segretario comunale, o del suo vicario, e secondo le modalità sopra indicate;
  • qualora la seduta si svolga presso la sede comunale e siano presenti tutti i componenti, compreso il Segretario comunale o il suo vicario, non si procede con le modalità della videoconferenza.

DISPONE

L’approvazione delle misure sopra indicate per la seduta della Giunta comunale in videoconferenza.

La pubblicazione all’Albo Pretorio informatico dell’Ente e sul sito internet istituzionale del presente atto.

L’invio del presente atto al Segretario comunale, ai Dirigenti/Posizioni Organizzative, ai Consiglieri Comunali e agli Assessori, nonché alla Locale Stazione dei Carabinieri.

L’efficacia legale del presente atto decorre dalla sua sottoscrizione, mentre la pubblicazione e le comunicazioni assolvono una funzione di trasparenza.

Data …, … 2020

                                                                                                                                                                         IL SINDACO

SCHEMA DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO COMUNALE (per il Consiglio comunale)

OGGETTO: MISURE DI SEMPLIFICAZIONE IN MATERIA DI ORGANI COLLEGIALI, EX ART. 73 DEL DECRETO-LEGGE 17 MARZO 2020, N. 18, «MISURE DI POTENZIAMENTO DEL SERVIZIO SANITARIO NAZIONALE E DI SOSTEGNO ECONOMICO PER FAMIGLIE, LAVORATORI E IMPRESE CONNESSE ALL’EMERGENZA EPIDEMIOLOGICA DA COVID-19»

IL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO COMUNALE

RICHIAMATI:

  • l’art. 73, comma 1, del Decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, «Misure di potenziamento del servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da covid-19», ove si dispone che «Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus COVID-19 e fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020, i consigli dei comuni, delle province e delle città metropolitane e le giunte comunali, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all’articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente»;
  • il punto uno della Delibera del Consiglio dei Ministri 31 gennaio 2020, «Dichiarazione dello stato di emergenza in conseguenza del rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili», ove si stabilisce che «In considerazione di quanto esposto in premessa, ai sensi e per gli effetti dell’articolo 7, comma 1, lettera c), e dell’articolo 24, comma 1, del decreto legislativo 2 gennaio 2018, n. 1, è dichiarato, per 6 mesi dalla data del presente provvedimento, lo stato di emergenza in conseguenza del rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili».

DATO ATTO che questa Amministrazione non è dotata di un Regolamento che disciplina le sedute di Consiglio comunale in modalità di videoconferenza.

RITENUTO di provvedere in merito alle modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza del Consiglio comunale per le motivazioni di cui alle norme citate, per tutta la durata dell’emergenza, in relazione alle esigenze di garantire la funzionalità degli organi istituzionali dell’Amministrazione, come segue:

  • la modalità in videoconferenza delle sedute del Consiglio comunale rientra nelle prerogative del Presidente del Consiglio comunale;
  • in forma telematica, mediante lo strumento della videoconferenza, comunque in modalità sincrona, con la possibilità, anche di tutti i componenti, compreso il Segretario comunale e i suoi collaboratori e/o il suo vicario, di intervenire in luoghi diversi dalla sede istituzionale del Comune, in modo simultaneo e in tempo reale, utilizzando programmi reperibili nel mercato, in via prioritaria liberi e senza oneri aggiuntivi per l’Amministrazione, con l’utilizzo di webcam e microfono, con strumenti messi a disposizione dall’Amministrazione o direttamente dagli interessati (ad es. p.c., telefoni cellulari, piattaforme on line) idonei a garantire la tracciabilità dell’utenza, ovvero l’identità dei presenti collegati in videoconferenza da luoghi diversi;
  • la seduta è valida in videoconferenza, anche in sedi diverse dal Comune, pertanto la sede è virtuale, con la possibilità che tutti i componenti siano collegati in videoconferenza;
  • la presenza alla seduta si intende accertata con il collegamento alla videoconferenza, secondo le modalità indicate nel presente atto;
  • al momento della convocazione della seduta, qualora si proceda in videoconferenza, saranno fornite ad ogni componente le credenziali o le modalità di accesso al programma utilizzato o ai diversi sistemi telematici di collegamento alla videoconferenza, ovvero mediante l’utilizzo di una chat con videochiamata in simultanea o di programmi reperibili in rete o direttamente dall’Amministrazione;
  • per le sedute del Consiglio comunale la pubblicità della seduta sarà garantita mediante il collegamento ai programmi dei Consiglieri comunali e/o con un collegamento dedicato in streaming e/o altra forma equivalente, assicurando la visione da parte dei cittadini senza possibilità d’intervento (oppure, che non è tecnicamente possibile garantire la diretta della videoconferenza);
  • la pubblicità delle sedute del Consiglio comunale può essere sospesa, ovvero solo in videoconferenza dei suoi componenti, compreso il Segretario comunale e i propri collaboratori e/o il vicario, qualora si discuta di questioni personali o si è in presenza di apprezzamenti su qualità personali, attitudini, meriti e demeriti di individui o questioni che rivestono il carattere di riservatezza ai fini della tutela dei dati personali discussi;
  • ai fini della validità della seduta è necessario che il collegamento audio-video garantisca al Presidente e al Segretario comunale, ognuno per la propria competenza, la possibilità di accertare l’identità dei componenti che intervengono in audio e video, di regolare lo svolgimento della discussione, di constatare e proclamare i risultati della votazione, consentendo a tutti i componenti di poter intervenire alla seduta, alla discussione, alla presentazione di documenti, alla votazione sugli argomenti all’ordine del giorno, tutti in modalità simultanea;
  • la presentazione dei documenti può essere sostituita dalla lettura e dal deposito mediante invio degli stessi agli interessati con sistemi telematici o altre forme di comunicazione equivalenti, anche fornendo i testi alla Segreteria dell’Amministrazione prima dell’apertura dei lavori del Consiglio comunale (almeno … ore dell’ora del collegamento per consentire l’invio a tutti i componenti del Consiglio comunale);
  • il Segretario comunale attesta la presenza dei componenti degli organi mediante appello nominale, compreso al momento del voto per coloro che sono collegati via telematica, in funzione delle competenze, ex 97, comma 4, lettera a) del D.lgs. n. 267/2000;
  • la seduta, dopo l’appello nominale da parte del Segretario comunale, è dichiarata dal Presidente valida con una verifica del collegamento simultaneo di tutti i presenti, secondo i quorum previsti dal regolamento consiliare, dallo statuto, dalla legge;
  • la documentazione degli argomenti posti all’o.d.g. delle sedute viene trasmessa ai Consiglieri nei termini previsti per il deposito degli atti mediante l’invio di una e – mail o pec all’indirizzo eletto dal Consigliere comunale, in mancanza da quello assegnato dall’Amministrazione, salvo diversa determinazione a livello di regolamento consiliare;
  • le modalità di intervento sono definite al momento della seduta dal Presidente, esponendo ai presenti in sede o a coloro che sono collegati in videoconferenza le misure operative per assicurare l’ordine e l’illustrazione degli interventi, al termine dei quali si passa alla votazione per appello nominale e voto palese mediante affermazione vocale – audio;
  • la seduta può avvenire solo in videoconferenza, anche senza alcun componente presso la sede dell’Amministrazione, ed – in ogni caso – tale modalità viene indicata nell’avviso o invito di convocazione del Consiglio comunale;
  • al termine della votazione il Presidente dichiara l’esito, con l’assistenza degli scrutatori e la dichiarazione del Segretario comunale sulla verbalizzazione del voto e dei presenti;
  • la seduta si intende aperta nell’ora in cui il Segretario comunale ha provveduto all’appello dei presenti, dando atto espressamente a verbale della seduta in modalità di videoconferenza, ovvero con la partecipazione di componenti in videoconferenza;
  • la seduta può prevedere la presenza presso la sede comunale e in collegamento mediante videoconferenza;
  • la seduta si intende chiusa con la dichiarazione del Presidente dell’ora di chiusura;
  • in caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni o per altra ragione che impedisce il collegamento in videoconferenza, il Presidente sospende temporaneamente la seduta per poi riprendere la videoconferenza mediante un nuovo appello del Segretario comunale, o del suo vicario, e secondo le modalità sopra indicate;
  • alla seduta in videoconferenza possono partecipare gli Assessori;
  • qualora la seduta si svolga presso la sede comunale e siano presenti tutti i componenti, compreso il Segretario comunale o il suo vicario, non si procede con le modalità della videoconferenza.

DISPONE

L’approvazione delle misure sopra indicate per la seduta del Consiglio comunale in videoconferenza.

La pubblicazione all’Albo Pretorio informatico dell’Ente e sul sito internet istituzionale del presente atto.

L’invio del presente atto al Segretario comunale, ai Dirigenti/Posizioni Organizzative, ai Consiglieri Comunali e agli Assessori, nonché alla Locale Stazione dei Carabinieri.

L’efficacia legale del presente atto decorre dalla sua sottoscrizione, mentre la pubblicazione e le comunicazioni assolvono una funzione di trasparenza.

Luogo, … 2020

                                                                                                                      IL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO COMUNALE

SCHEMA DI DECRETO SINDACALE (quando il Sindaco riveste anche la carica di Presidente del Consiglio comunale)

OGGETTO: MISURE DI SEMPLIFICAZIONE IN MATERIA DI ORGANI COLLEGIALI, EX 73 DEL DECRETO-LEGGE 17 MARZO 2020, N. 18, «MISURE DI POTENZIAMENTO DEL SERVIZIO SANITARIO NAZIONALE E DI SOSTEGNO ECONOMICO PER FAMIGLIE, LAVORATORI E IMPRESE CONNESSE ALL’EMERGENZA EPIDEMIOLOGICA DA COVID-19»

IL SINDACO

RICHIAMATI:

  • l’art. 73, comma 1, del Decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, «Misure di potenziamento del servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da covid-19», ove si dispone che «Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus COVID-19 e fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020, i consigli dei comuni, delle province e delle città metropolitane e le giunte comunali, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all’articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente»;
  • il punto uno della Delibera del Consiglio dei Ministri 31 gennaio 2020, «Dichiarazione dello stato di emergenza in conseguenza del rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili», ove si stabilisce che «In considerazione di quanto esposto in premessa, ai sensi e per gli effetti dell’articolo 7, comma 1, lettera c), e dell’articolo 24, comma 1, del decreto legislativo 2 gennaio 2018, n. 1, è dichiarato, per 6 mesi dalla data del presente provvedimento, lo stato di emergenza in conseguenza del rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili».

DATO ATTO che questa Amministrazione non è dotata di un Regolamento che disciplina le sedute di Consiglio comunale e Giunta comunale in modalità di videoconferenza.

RITENUTO di provvedere in merito alle modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza del Consiglio comunale e della Giunta comunale per le motivazioni di cui alle norme citate, per tutta la durata dell’emergenza, in relazione alle esigenze di garantire la funzionalità degli organi istituzionali dell’Amministrazione, come segue:

  • la modalità in videoconferenza delle sedute degli organi elettivi rientra nelle prerogative del Sindaco, dando atto che non è prevista la figura del Presidente del Consiglio;
  • in forma telematica, mediante lo strumento della videoconferenza, comunque in modalità sincrona, con la possibilità, anche di tutti i componenti, compreso il Segretario comunale e i suoi collaboratori e/o il suo vicario, di intervenire in luoghi diversi dalla sede istituzionale del Comune, in modo simultaneo e in tempo reale, utilizzando programmi reperibili nel mercato, in via prioritaria liberi e senza oneri aggiuntivi per l’Amministrazione, con l’utilizzo di webcam e microfono, con strumenti messi a disposizione dall’Amministrazione o direttamente dagli interessati (ad es. p.c., telefoni cellulari, piattaforme on line) idonei a garantire la tracciabilità dell’utenza, ovvero l’identità dei presenti collegati in videoconferenza da luoghi diversi;
  • la seduta è valida in videoconferenza, anche in sedi diverse dal Comune, pertanto la sede è virtuale, con la possibilità che tutti i componenti siano collegati in videoconferenza;
  • la presenza alla seduta si intende accertata con il collegamento alla videoconferenza, secondo le modalità indicate nel presente atto;
  • al momento della convocazione della seduta, qualora si proceda in videoconferenza, saranno fornite ad ogni componente le credenziali o le modalità di accesso al programma utilizzato o ai diversi sistemi telematici di collegamento alla videoconferenza, ovvero mediante l’utilizzo di una chat con videochiamata in simultanea o di programmi reperibili in rete o direttamente dall’Amministrazione;
  • per le sedute del Consiglio comunale la pubblicità della seduta sarà garantita mediante il collegamento ai programmi dei Consiglieri comunali e/o con un collegamento dedicato in streaming e/o altra forma equivalente, assicurando la visione da parte dei cittadini senza possibilità d’intervento, mentre, per le sedute di Giunta comunale la videoconferenza avviene esclusivamente tra Sindaco, Assessori e Segretario comunale in seduta segreta senza forme di pubblicità;
  • la pubblicità delle sedute del Consiglio comunale può essere sospesa, ovvero solo in videoconferenza dei suoi componenti, compreso il Segretario comunale e i propri collaboratori e/o il vicario, qualora si discuta di questioni personali o si è in presenza di apprezzamenti su qualità personali, attitudini, meriti e demeriti di individui o questioni che rivestono il carattere di riservatezza ai fini della tutela dei dati personali discussi;
  • ai fini della validità della seduta è necessario che il collegamento audio-video garantisca al Sindaco e al Segretario comunale, ognuno per la propria competenza, la possibilità di accertare l’identità dei componenti che intervengono in audio e video, di regolare lo svolgimento della discussione, di constatare e proclamare i risultati della votazione, consentendo a tutti i componenti di poter intervenire alla seduta, alla discussione, alla presentazione di documenti, alla votazione sugli argomenti all’ordine del giorno, tutti in modalità simultanea;
  • la presentazione dei documenti in seduta del Consiglio comunale può essere sostituita dalla lettura e dal deposito mediante invio degli stessi agli interessati con sistemi telematici o altre forme di comunicazione equivalenti, anche fornendo i testi alla Segreteria dell’Amministrazione prima dell’apertura dei lavori del Consiglio comunale (almeno … ore dell’ora del collegamento per consentire l’invio a tutti i componenti del Consiglio comunale);
  • il Segretario comunale attesta la presenza dei componenti degli organi mediante appello nominale, compreso il momento del voto per coloro che sono collegati via telematica, in funzione delle competenze, ex 97, comma 4, lettera a) del D.lgs. n. 267/2000;
  • la seduta, dopo l’appello nominale da parte del Segretario comunale, è dichiarata dal Sindaco valida con una verifica del collegamento simultaneo di tutti i presenti, secondo i quorum previsti dal regolamento, dallo statuto, dalla legge;
  • la documentazione degli argomenti posti all’o.d.g. delle sedute del Consiglio comunale viene trasmessa ai Consiglieri nei termini previsti per il deposito degli atti mediante l’invio di una e – mail o pec all’indirizzo eletto dal Consigliere comunale, in mancanza da quello assegnato dall’Amministrazione, stesse modalità per le sedute di Giunta comunale con possibilità che la trasmissione possa essere sostituita dall’illustrazione dei provvedimenti da parte del Sindaco in sede di seduta (salvo diversa determinazione a livello di regolamento);
  • le modalità di intervento sono definite al momento della seduta dal Sindaco, esponendo ai presenti in sede o a coloro che sono collegati in videoconferenza (compresa la segretezza della seduta) le misure operative per assicurare l’ordine e l’illustrazione degli interventi, al termine dei quali si passa alla votazione per appello nominale e voto palese mediante affermazione vocale – audio;
  • la seduta può avvenire solo in videoconferenza, anche senza alcun componente presso la sede dell’Amministrazione, ed – in ogni caso – tale modalità viene indicata nell’avviso o invito di convocazione del Consiglio comunale o di Giunta comunale, quest’ultima anche verbale;
  • al termine della votazione il Sindaco dichiara l’esito, con l’assistenza degli scrutatori per le sedute di Consiglio comunale, e la dichiarazione del Segretario comunale sulla verbalizzazione del voto e dei presenti;
  • la seduta si intende aperta nell’ora in cui il Segretario comunale ha provveduto all’appello dei presenti, dando atto espressamente a verbale della seduta in modalità di videoconferenza, ovvero con la partecipazione di componenti in videoconferenza;
  • la seduta può prevedere la presenza presso la sede comunale e in collegamento mediante videoconferenza;
  • la seduta si intende chiusa con la dichiarazione del Sindaco dell’ora di chiusura;
  • in caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni o per altra ragione che impedisce il collegamento in videoconferenza, il Sindaco sospende temporaneamente la seduta per poi riprendere la videoconferenza mediante un nuovo appello del Segretario comunale, o del suo vicario, e secondo le modalità sopra indicate;
  • alla seduta in videoconferenza del Consiglio comunale possono partecipare gli Assessori;
  • qualora la seduta si svolga presso la sede comunale e siano presenti tutti i componenti, compreso il Segretario comunale o il suo vicario, non si procede con le modalità della videoconferenza.

DISPONE

L’approvazione delle misure sopra indicate per la seduta degli organi elettivi, Consiglio comunale e Giunta comunale, in videoconferenza.

La pubblicazione all’Albo Pretorio informatico dell’Ente e sul sito internet istituzionale del presente atto.

L’invio del presente atto al Segretario Comunale, ai Dirigenti/Posizioni Organizzative, ai Consiglieri Comunali e agli Assessori, nonché alla Locale Stazione dei Carabinieri.

L’efficacia legale del presente atto decorre dalla sua sottoscrizione, mentre la pubblicazione e le comunicazioni assolvono una funzione di trasparenza.

Luogo, … 2020

                                                                                                                                                                             IL SINDACO

[1] Cons. Stato, sez. IV, 18 luglio 2018, n. 4373.

8891626622

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